pengurusan surat buku agenda

1.      Pengurusan Surat Masuk dan Keluar dengan Buku Agenda

a.       Prosedur Pengurusan Surat Masuk

1)      Penerimaan

Tugas penerimaan surat adalah :

·      Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

·      Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat

·      Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat

·      Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima

2)      Penyortiran

Penyortiran adalah kegiatan memilah-milah surat untuk diolah lebih lanjut. Tujuan penyortiran surat adalah :

·      Untuk mengetahui jumlah surat yang masuk atau diterima

·      Untuk menentukan prioritas penyelesaian surat

·      Untuk mempermudah pengawasan penanganan surat.

Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas :

·      Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, karyawan, dan surat dinas lainya

·      Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam tiga kelompok, yaitu surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia

·      Memisah-misahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos dan sebagainya.

3)      Pencatatan

Setelah surat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan. Petugas pencatatan tugas sebagai berikut :

·      Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud isi surat, dengan cara menggais bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting

·      Memberi catatan penting yang harus ditangani pimpinan atau unit yang dituju

·      Pemeriksaan lampiran-lampiran

·      Membubuhkan cap (time stamp atau electrik clock dating machine) yang meupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian bawah atau atas halaman surat.

4)      Mengagendakan surat masuk

Mengagendakan surat masuk adalah kegiatan mencatat surat masuk atau keluar ke dalam buku agenda (buku harian). Biasanya buku ini disebut Buku Agenda Surat Masuk dan petugasnya dinamakan agendaris. Pencatatannya  yaitu setiap surat masuk diberi nomor agenda surat masuk.

Secara umum dikenal dua macam bentuk buku agenda yaitu buku agenda tunggal dan buku agenda kembar atau ganda. Buku agenda tunggal ialah buku pencatatan tentang semua surat masuk yang diterima dalam bentuk satu buku atau daftar penerimaan harian surat-surat masuk. Buku agenda kembar ialah buku pencatatan tentang surat-surat masuk yang diterima oleh kantor dan surat-surat keluar yang dikirim oleh kantor yang bersangkutan yang pencatatannya digabungkan menjadi satu buku. Dengan demikian buku agenda kembar merupakan alat mencatat surat masuuk dan surat ke luar dalam suatu organisasi kantor dengan cara digabungkan. Halaman sebelah kiri terdiri dari lajur-lajur untuk pencatatan surat ke luar.

5)      Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengelolanya. Kegiatannya sebagai berikut :

·      Surat masuk harus disertai atau dilampiri lembar disposisi(action slip) oleh sekretaris atau kepala tata usaha

·      Surat masuk yang telah dilengkapi dengan lembar disposisi direruskan kepada pimpinan atau kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atau isi surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.

·      Surat yang memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada sekretaris atau kepala tata usaha. Selanjutnya diteruskan kepada unit pengolahan suratt untuk diproses dengan lembar disposisi.

Apabila pimpinan menanggap perlu agar sesuatu surat diproses melalui beberapa pejabat atau kepala bagian maka sekretaris atau petugas pengarah surat dapat menyertakan suatu lembaran yang disebut lembar beredar. Dengan demikian surat yang harus diproses melalui beberapa pejabat atau kepala bagian maka sekretaris atau peugas penanganan surat perlu memperbanyak surat tersebut untuk ditangani dengan cepat. Kegiatan memperbanyak surat disebut penggandaan, biasanya digunakan fotokopi, mesin tik atau mesi stensil.

Lembar disposisi ialah lembaran kertas yang disediakan oleh agendaris untuk membubuhkan disposisi atau instruksi pimpinan. Lembar disposi dapat dibedakan atas dua macam, yakni :

·      Disposisi langsung adalah disposisi yang langsung ditulis pada lembar surat

·      Disposisi tidak langsung adalah disposisi yang ditulis pada lembar tersendiri.

6)      Penyampaian surat

Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

·      Surat yang telah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern

·      Menyampaikan surat tersebut melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan, Buku ekspedisi diparaf sebagai tanda surat telah diterima.

·      Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

7)      Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh sekretaris dengan mempergunakan metoda kearsipan yang berlaku untuk kantor tesebut. Berkas-berkas yang penyimpannannya masih ditangani oleh sekretaris (petugas penanganan surat) merupakan berkas atau arsip yang bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih digunakan oleh pimpinan untuk bahan pertimbangan.

Prosedur kearsipan dinamis dalam menata arsip (file) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

·      Meneliti tanda-tanda  berkas tersebut sudah dapat disimpan. Tanda-tanda tersebut diberikann pada lembar disposisi dengan kata-kata file atau dep (deponeren disimpan) atau dengan menggarisbawahi kata-kata yang memberikan petunjuk bahwa masalahnya perlu dilakukan penyimpanan.

·      Mengindeks, adalah kegiatan memberi kode untuk nama pengirim, perusahaan, instansi pemerintah serta nama organisasi yang terhimpun

·      Menyortir

·      Menyimpan ke dalam folder tertentu

·      Menata arsip yang baik serta teratur.